Cách lên lịch cuộc họp thu phóng từ lịch Microsoft Outlook của bạn

Trong những ngày tăng cường làm việc tại nhà hoặc từ xa, bạn rất có thể đã có một vài hoặc nhiều cuộc họp Zoom cho mục đích công việc hoặc trường học. Và nếu bạn chưa nghe nói về Zoom thì rất có thể bạn đã không tham gia vào mạng lưới trong năm qua hoặc lâu hơn!

Zoom là một trong những nền tảng hội nghị truyền hình và họp trực tuyến được sử dụng phổ biến nhất hiện nay và có mức độ phổ biến rất lớn trong năm qua. Có hàng ngàn cuộc họp Zoom diễn ra mỗi ngày và nhiều người đang làm tất cả công việc và trường học của họ thông qua phần mềm Zoom.

 
Nếu bạn là người dùng Microsoft Outlook thì bạn sẽ biết mình dựa vào lịch như thế nào để duy trì lịch trình cuộc sống của mình và mức độ khó hoạt động của lịch nếu không có lịch. May mắn thay, bạn có thể tích hợp ứng dụng Thu phóng với ứng dụng khách Outlook của mình để dễ dàng lên lịch các cuộc họp Thu phóng và cuộc gọi điện video thông qua chính Outlook. Để làm như vậy, tất cả những gì bạn cần làm là cài đặt một plugin cho ứng dụng khách Outlook của mình và bạn sẽ sẵn sàng sử dụng. Plugin là các chương trình phần mềm nhỏ gắn liền với Outlook để nâng cao chức năng của nó.

Để tải xuống và cài đặt Plugin Zoom cho Microsoft Outlook, tất cả những gì bạn cần là truy cập Trung tâm Tải xuống Zoom và tìm plugin và nhấp vào nút Tải xuống .

Zoom Outlook Plugin

Khi bạn tải xuống tệp trình cài đặt, chỉ cần nhấp đúp và làm theo lời nhắc để cài đặt plugin trên máy tính của bạn. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã đóng Outlook trước khi bắt đầu cài đặt.

Khi bạn đã cài đặt plugin, bạn sẽ thấy một nhóm Thu phóng trong lịch Outlook của mình với hai tùy chọn. Bạn có thể nhấp vào Bắt đầu cuộc họp tức thì để bắt đầu ngay cuộc họp Thu phóng, nhưng bạn sẽ là người duy nhất trong cuộc họp và sẽ phải mời những người khác tham gia trong khi chờ đợi.

Zoom Outlook Plugin

Hoặc bạn có thể nhấp vào Lập lịch cuộc họp để lên lịch cuộc họp Thu phóng cho một ngày hoặc giờ trong tương lai, đây là điều mà hầu hết mọi người sẽ sử dụng plugin. Bạn nên đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình trước khi lên lịch họp, nếu không bạn sẽ được nhắc đăng nhập và nó sẽ đưa bạn đến ứng dụng khách Zoom và ra khỏi lịch Outlook của bạn. Sau đó, sau khi đăng nhập, bạn sẽ cần quay lại Outlook và hoàn tất quá trình. Bạn cũng nên đảm bảo có mặt vào ngày bạn muốn cuộc họp diễn ra trước khi nhấp vào Lên lịch cuộc họp để đảm bảo bạn không lên lịch sai ngày. Tất nhiên bạn luôn có thể thay đổi ngày trong quá trình lập lịch trình.

Khi bạn bắt đầu quá trình, bạn sẽ có thể chỉnh sửa hầu hết các cài đặt cuộc họp Thu phóng điển hình giống như bạn làm khi lên lịch cuộc họp thông qua Ứng dụng khách Zoom Desktop hoặc trên trang web Zoom.

Zoom Outlook Plugin

Khi bạn đã định cấu hình tất cả các cài đặt của mình, chỉ cần nhấp vào nút Lưu và sau đó bạn có thể nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp của mình. Bạn cũng có thể thêm thông tin bổ sung vào nội dung email nơi Zoom tự động thêm chi tiết cuộc họp trước khi gửi đi.

Zoom Outlook Plugin

Sau khi nhấp vào nút Gửi, bạn sẽ được đưa trở lại lịch Outlook của mình và bây giờ sẽ thấy cuộc họp Thu phóng mới được lên lịch của bạn vào ngày bạn đã lên lịch. Nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn có thể mở cuộc họp, thực hiện các thay đổi bắt buộc và sau đó nhấp vào nút Gửi Cập nhật để gửi những thay đổi đó cho người tham dự của bạn.